「朝に連絡したのにどうなっているの？」メール確認漏れに対するご指摘と改善について

いただいたご意見：

朝8時過ぎにHPのお問い合せフォームから「お車の廃車に伴う即日納車（車両入替）」の緊急連絡を送ったが、一向に連絡が来なかった。 急ぎの要件だったため仕事中に自宅へ戻り、FAXが必要か等の問い合わせ電話をこちらから入れざるを得なかった。対応の遅れについてお叱りをいただきました。

当店の対応と経緯： お問い合せメールがシステム上の自動判定により「迷惑メールフォルダ」に入ってしまい、朝の確認時に見落としておりました。 お客さまからお電話をいただいた際、スタッフが即座に迷惑メールフォルダ内を確認して状況を把握し、取り急ぎお車の車検証をFAXで頂戴した上で、即時に車両入替の手続きを完了いたしました。

今後の改善策・再発防止：

・受信トレイ・スパムフォルダの毎朝ダブルチェック： 毎朝の業務開始時、通常受信トレイだけでなく「迷惑メールフォルダ」まで必ず開いて確認することをルール化いたしました。

・複数名での点検徹底： 1人の確認漏れを防ぐため、内務スタッフ複数名による朝の確実な巡回チェックを徹底いたします。

この度は、お客さまの大変お急ぎのご要件であったにもかかわらず、当店の確認不足により多大なご迷惑とご不便をおかけいたしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。 ご指摘いただいた内容を真摯に受け止め、朝の確認運用を徹底してまいります。貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございました。